Programmasecretaris (24 - 36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever heeft de ambitie om de wereld dichterbij te brengen. Een commercieel bedrijf met een ondernemende operatie en een maatschappelijke functie, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Om de beste te worden wil onze opdrachtgever, naast het beheren van een technisch hoogstaande omgeving, zich vooral ook gaan focussen op nieuwe digitale oplossingen voor reizigers, airlines en medewerkers. Innovatie, customer centricity en agile werkwijze zijn daarbij nodig voor succes.

Functie omschrijving

Doel van de functie
Het ondersteunen van, en fungeren als sparringpartner voor, het programmamanagement. Het team bestaat uit een Programmamanager en een Developmentmanager. Binnen projecten c.q. programma’s wordt volgens Prince2 gewerkt.

De project-/programmateams kennen een wisselende samenstelling van in- en externe medewerkers. Op elk project/programma wordt i.i.g. een Project Controller aangewezen. Daarnaast worden bij zeer grote projecten en programma’s ondersteund door een volwaardig Project Management Office (PMO) waarbinnen verschillende projectbeheersingsdisciplines (planning, risicomanagement, contractmanagent, CIC, PSO, etc.) zijn vertegenwoordigd.

Het inhoudelijk, organisatorisch en administratief ondersteunen van het programmamanagement mede in samenwerking met andere PMO disciplines:

  • configuratie-, issue- en changemanagement;
  • in concept opstellen van fasedocumenten (beslisdocumenten zoals, programma brief, programmaplan, etc.), memo’s, presentaties (PowerPoint) en stroomschema’s (Visio);
  • opstellen van diverse maandrapportages (Excel);
  • beheren van toegangsbeheer, geheimhoudingsverklaringen en werkafspraken voor in- en externe klanten;
  • beheren van procurement (Oracle), contactlijsten, actielijsten en archief op k-schijf;
  • organiseren, voorbereiden, notuleren en uitwerken van Programma Board meetings, brainstormsessies, programma reviews, overleggen met diverse PMO disciplines;
  • per kwartaal plannen van diverse overleggen voor programmamanagement;
  • aanjagen van openstaande acties, knelpunten signaleren en fungeren als sparringpartner voor programmamanagement;
  • bijwonen van redactieoverleg met communicatieadviseur en uitwerken van acties;
  • deelnemen aan verschillende afdelings-overleggen.

Functie eisen

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • Minimaal 3 jaar relevante ervaring in werken binnen project/programma organisaties in een PMO-team.
  • Kennis van Prince2 (minimaal certificaat Prince2 Foundation of bereid zijn dit snel te halen);
  • Bij voorkeur ervaring in bouw en installatietechnisch programma’s en/of projecten;
  • Goede kennis van SharePoint, Visio, Oracle en MS Office programma’s;
  • Administratieve en organisatorische vaardigheden.

Comepenties:

  • Klantgericht;
  • Kritisch;
  • Goed in een team kunnen samenwerken, maar ook zelfstandig;
  • Anticiperende instelling, proactief;
  • Communicatief vaardig;
  • Vormt zelfstandig een oordeel, zonder zich te laten beïnvloeden door anderen;
  • Nauwkeurig en accuraat;
  • Zeer integer i.v.m. highly confidentieel programma.

Arbeidsvoorwaarden

Beoogde startdatum is 2 december voor 3 á 4 dagen per week, tussen de 24 - 36 uur afhankelijk van beschikbaarheid. In eerste instantie een contract voor één jaar met de insteek van verlenging daarna.

Locatie

Schiphol

Publicatiedatum

01-11-2019

Contactpersoon

Ingmar van der Valk
persoonlijk

coördinator arbeidsmarktcommunicatie /
sr. recruiter

“Als je bloeit en groeit bereik je meer”

Details...
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen