Programmasecretaris (32-36 uur)

Voor een groot programma zoeken we een ervaren programmasecretaris. Als programmasecretaris ondersteun je het programmamanagement bij het implementeren van het programmaplan en het behalen van programmadoelstellingen. Je maakt deel uit van het programmabureau en je werk je nauw samen met de programmaondersteuner en financieel adviseur. Wij bieden een uitdagende functie in een departementaal breed programma wat in de politieke belangstelling staat.

We zoeken een collega die thuis is in de Rijksoverheid. Iemand die houdt van uitdaging en een teamspeler die een zelfstandige werkhouding heeft. Je hebt ervaring met het goed structureren van informatie (samenvatten, beoordelen, interpreteren) en hebt goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden.

Taken

- Je bewaakt acties en afspraken die voortkomen uit het interne programma overleg
- Je stelt maandelijks een dashboard (voortgangsrapportage) op aan de Programme Board (i.s.m. de financieel adviseur).
- Je bent secretaris van de maandelijkse Programme Board en het tweewekelijks informeel interdepartementaal IHH-overleg. D.w.z. voortgangsbewaking van acties, de verslaglegging doet een notuleerbureau.
- Je draagt bij aan het opstellen van (voortgangs-)rapportages, verslagen en notities. - Je coördineert het uitvragen van inbreng uit het programmateam voor (inter-) departementale overleggen.
- Je doet de voorbereidingen en procesbewaking in de bedrijfsvoering van het programma. O.a. het opstellen van vacatureteksten, inkoopondersteuning, bijhouden wijzigingen formatie/huisvesting.
- Interne communicatie binnen het programma.
- Achtervang voor de programmaondersteuner.
- Toetsen van het informatiebeheer binnen programma.

- HBO of WO werk- en denkniveau; bij voorkeur een afgeronde opleiding op HBO of WO niveau of aantoonbare werkervaring op dit niveau.
- Je kunt goed overzicht houden maar ook inzoomen op details als dit nodig is. Je kunt snel je weg vinden in een complexe organisatie.
- Je hebt inzicht en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen .
- Je hebt ervaring met plannen en organiseren.
- Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met documentmanagementsystemen, Excel, Word en Outlook.
- Je hebt ervaring met organisatie brede veranderingen, en kunt omgaan met onzekerheid
- Affiniteit met digitale informatiehuishouding is een pre.
- Kennis van de SZW-organisatie is een pre.

Competenties

• organisatiesensitiviteit
• gestructureerd (praktisch en planmatig ingesteld)
• stressbestendig
• resultaatgericht
• netwerkvaardigheden
• goede communicatieve vaardigheden (sociaalvaardig)

Het betreft een opdracht voor een jaar met optie op 2 x 12 maanden verlenging.

Werken op locatie en remote