Programmasecretaris (32 uur)

Per direct

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies. Onze opdrachtgever is een overheidsorganisatie en zoekt een Programmasecretaris ter vervanging van zwangerschap.

Functie omschrijving

Men is op zoek naar een Programmasecretaris die 16 uur voor een programma werkt in het kader van het leefklimaat in de regio en 16 uur voor een programma in het kader van de verkeersveiligheid.

Werkzaamheden:

  • Lid van het kernteam. Je ondersteunt de hoofdopgavetrekker op het gebied van planning, bijhouden acties en besluiten, financiën, bestuurlijk proces etc. Je werkt in duo met een andere secretaris.
  • Ondersteunen hoofdopgavetrekker op het gebied van planning, bijhouden acties en besluiten, financiën, bestuurlijk proces etc. Je werkt in duo met een andere secretaris.
  • Integraal ondersteunende rol in het regieteam voor de opgavetrekker/ deelprogrammamanager zowel wat betreft inhoud, financiën als organisatie.
  • In overleg met de opgavetrekker/deelprogrammamanager bereidt je voor of schrijf je startdocumenten, bestuursvoorstellen, stafstukken etc.
  • Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van de jaarlijkse planning en control cyclus, het jaarplan van opgave/programma , bijdrage aan het afdeling overstijgende jaarplan.
  • Je hebt een budgethoudersrol binnen het kernteam; door in samenwerking met business control, interne bedrijven/financiën en projectleiders en project-assistenten de financiële sturing (waaronder ook inkoop) te organiseren en te borgen voor het betreffende gebied.
  • Je bereidt teambesprekingen met het opgave /(deel)programmateam voor en bent verantwoordelijk voor de verslaglegging en opvolging van acties.
  • Je zorgt voor een heldere organisatie van het werk en helpt bij het organiseren van andere samenwerkings- en netwerkvormen passende bij de (deel)opgave.
  • Je behoudt overzicht over de opgave/gebied/programma en zorgt voor de randvoorwaarden voor een soepel draaiend programma;
    o Vormt het aanspreekpunt voor de praktische en organisatorische zaken van opgave /programma en is hierin de schakel tussen de interne/externe omgeving en het regieteam.
    o Borgt dat de administratie voor de opgave / het programma op orde is.
    o Faciliteert en bewaakt de interne opdracht verstrekking vanuit kernteam.

Functie eisen

  • Werk- en denkniveau: HBO;
  • Je hebt tenminste 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie en je bent bekend met gemeentelijke organisaties;
  • Je hebt kennis van programmamanagement zoals Prince2, MSP en liefst ook programmatisch creëren en bent thuis in de beheers aspecten hiervan;
  • Communicatie is één van je sterke kanten, je kunt snel tot de kern van een probleem doordingen;
  • Je beschikt over een scherp omgevingsbewustzijn, bent flexibel en pragmatisch en je kunt gemakkelijk schakelen in stijl en niveau;
  • Je hebt een antenne voor bestuurlijke processen;
  • Je beschikt over advies- en projectmatige vaardigheden;
  • Je bent servicegericht.

Arbeidsvoorwaarden

Een tijdelijke functie vanaf half april t/m september 2019. 32 uur inzetbaar.

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

12-03-2019

Contactpersoon

Esther Offringa
persoonlijk

coördinator arbeidsmarktcommunicatie /
sr. recruiter

“Als je bloeit en groeit bereik je meer”

Details...
Esther Offringa
Mobiel: (06) 5159 6832
onze mensen