Programmasecretaris (36 uur)

Bedrijfsprofiel

Wij zijn buro C5, het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies, gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij buro C5 draait het om mensen, persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk om te investeren in de groei en kwaliteit van onze professionals, daarom organiseren wij regelmatig bijeenkomsten, kennissessies en groepstrainingen. Maar ook de informele sfeer vinden wij belangrijk; etentjes, teambuildingsessies, zomeruitjes en het kerstdiner of gewoon bijpraten tijdens een ‘bakkie’. Onze filosofie is simpel: kwaliteit duurt het langst.

Onze opdrachtgever is een overheidsorganisatie welke onderdeel is van een ministerie

Functie omschrijving

De focus van de werkzaamheden voor de programmasecretaris ligt voor 2/3 van de tijd op:
· Het organiseren van events waarbij door de programmasecretaris ook een inhoudelijke bijdrage geleverd wordt (hackatons, informatiecarrousel, kennisevents)
· Begeleiden en inhoudelijke advisering over de communicatie(strategie)
· Ontsluiten van kennis t.b.v. de organisatie (niet de ontsluiting van de kennis t.b.v. het project)
· Inhoudelijk adviseren over de te volgen change/transitie./transformatie-aanpak
· Operationele en tactische verantwoordelijkheid voor de realisatie van (deel)changes
· Actieve rol in het stakeholdermanagement waaronder het bijhouden van de ontwikkeling die stakeholders doormaken tijdens de uitvoering van het programma en adviseren over hoe stakeholders ingezet kunnen worden t.b.v. het programma
· Uitdragen van het SAFe gedachtegoed/Agile aanpak en waar mogelijk begeleiden van projectteamleden in het gebruik van het SAFe gedachtegoed/agile aanpak
· Inrichten van een programmabureau

Voor ongeveer 1/3 van de tijd ben je verantwoordelijk voor:
· Organisatie en administratieve voorbereiding van het kernteam overleg cluster digitale transformatie
· Verantwoordelijk voor stukkenstroom, verslaglegging van inhoudelijke sessies, bijhouden van actie en besluitenlijsten en follow up, versturen van vergaderverzoeken/afspraken, plannen, opzet jaar vergaderplanning
· Verantwoordelijk voor onboarding nieuwe teamleden
· Organisatorische, logistieke en inhoudelijke ondersteuning en algemeen advies geven aan programmamanagement
· Verbindende schakel vormen tussen mensen en deelprojecten
· Op orde houden van documentatie op sharepoint
· Bijhouden van integrale planning, organogram en accountverdeling, zorgdragen voor (in)formele berichtgeving/informatieverstrekking binnen het cluster

Functie eisen

· HBO werk- en denkniveau;
· Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met werken met programma's binnen een programmabureau;
· Minimaal 2 jaar aantoonbare consultancy ervaring op het snijvlak van ICT;
· Minimaal 5 jaar aantoonbare ruime ervaring met programma- en projectondersteuning vanaf de pré intiatiefase t/m de in beheername;
· Ruime ervaring met programma- en projectondersteuning vanaf de (pre)-initiatiefase t/m in beheer name;
· Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals MSP, PRINCE2, Agile;
· Ervaring met ondersteunen van programmamanagers over de opzet, inrichting en uitvoering van de administratie binnen het programma;
· Je hebt ervaring in een interne en/of externe organisatieadviesrol, liefst bij de overheid;
· Je bent een stevige gesprekspartner en weet daarbij als geen ander verbinding te maken op alle niveaus door de hele organisatie.

Competenties:

· Analytische vaardigheden
· Sterke schriftelijke(visualisatie) en mondelingen communicatieve vaardigheden
· Organisatie vaardigheden
· Flexibel en probleemoplossend
· Zelfstandige teamspeler
· Resultaatgericht
· Politiek-bestuurlijk sensitief
· Je krijgt mensen in beweging;
· Je beschikt over organisatiesensitiviteit, hebt een helikopterview en bent sensitief;
· Je hebt een can/do mentaliteit

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een opdracht voor 36 uur per week met een duur van 12 maanden met optie op verlenging.

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

10-06-2020

Contactpersoon

Ingmar van der Valk
persoonlijk

Managing Partner PMO Lead

“Als je niet de juiste vragen stelt, krijg je nooit de juiste antwoorden”

Details...
Martijn Lakerveld
Mobiel: (06) 5708 2333
onze mensen