Programmasecretaris (32 uur)

Voor de tijdelijke vervanging van de huidige secretaris, die een nieuwe positie binnen de organisatie aangeboden heeft gekregen, zoekt onze opdrachtgever een interim programmasecretaris.

Startdatum: 29-04-2024

Einddatum: 01-9-2024

Aantal uur: 32 uren per week

Standplaats: Diemen

Het programma PZP heeft behoefte aan een interim programmasecretaris, zodat de reeds opgezette overlegstructuur wordt gehandhaafd en met voorspelbaar ritme besluitvorming wordt bewaakt, Dat er afstemming en opvolging is van acties en dat er coördinatie plaatsvindt binnen het ondersteunende stafteam.

Een programmasecretaris is een spin-in-het-web die overzicht houdt en mandaat van de programmamanager heeft om op strategische afspraken bij te sturen indien nodig.

Daarnaast ben je sparringpartner voor de interne opdrachtgever (directeur en manager) en neem je deel aan de stuurgroep.

De programmasecretaris is onderdeel van het programmamanagementteam en legt verantwoording af aan programmamanager PZP. Daarnaast ben je gedelegeerd opdrachtgever voor enkele inhoudelijke dossiers binnen het programma.

Als programmasecretaris onderhoudt je contacten met projectleiders en ondersteun je bij het vormgeven van de bedrijfsvoering en inhoud van het programma.

Rol en verantwoordelijkheid:

• Ondersteunt bij het sturen van het programma (inzicht in de voortgang en waar nodig sturen op bijsturingsmaatregelen).
• Het vervullen van het (gedelegeerd) ‘opdrachtgeverschap’ voor het ‘communicatiebureau’, personeelszaken, projectondersteuning, evalueren & monitoring en impact analyse met mandaat om daarin strategische keuze te maken.
• Ondersteunt de projectleiders (die werkzaam zijn onder de programmamanager) op strategisch, tactisch en operationeel niveau en creëert overzicht van de voortgang, planning en uitvoering van het programma op alle lijnen en randvoorwaarden.
• Het laten opstellen van agenda's voor en het maken van verslagen van teamvergaderingen en andere relevante overleggen waar inhoud en bedrijfsvoering van het programma worden besproken.
• Het zelfstandig vertalen van operationeel en tactische risico’s/aandachtpunten naar concrete agenda’s en presentaties voor stuurgroepen en interne opdrachtgever.
• Het onderhouden van contacten met de leden van het programmateam waarin je laagdrempelig benaderbaar bent voor teamleden om naar toe te stappen maar waarin je ook keuzes en strategie (vormgegeven door stuurgroep en programmamanagement) kunt uitleggen/uitdragen.
• Het laten verzorgen van de inhoud van de communicatie intern en extern.
• Het organiseren van strategische gesprekken intern en extern (de verantwoordingscyclus met VWS.) De programmasecretaris is succesvol als hij/zij het stafbureau enthousiasmeert en coördineert, zodat het programma optimaal wordt ondersteund.
• Overzicht heeft en geeft over de verschillende onderdelen van het programma en de inhoud van het programma beheerst waardoor het verloop van het PZP conform de planning. Dit alles in nauwe samenwerking met de programmamanager, de projectleiders en het stafteam.

Het team bestaat uit ongeveer 20 hoogopgeleide en gedreven professionals die elk op eigen wijze bijdragen aan het resultaat. De sub teams, groot 8 tot 10 personen, worden inhoudelijk aangestuurd door twee coördinatoren. Kortom, de ondersteuning is heel breed en divers en een belangrijk aandachtspunt is het opbouwen van een sterk stafbureau waarin bepaalde taken vanuit de programmasecretaris gedelegeerd kunnen worden. Daarnaast is het een rol die essentieel is in het signaleren en verbinden van operationele en strategische aandachtpunten om te bespreken met programmamanager en opdrachtgever.

Wij verwachten van de kandidaat een passende en relevante opleidingsachtergrond als bijvoorbeeld Gezondheidswetenschappen, Bestuurskunde of Organisatiewetenschappen op WO niveau.

• 3-5 jaren werkervaring in medisch specialistische zorg
• 3-5 jaren werkervaring in ouderenzorg
• Ruime ervaring binnen de zorg

De volgende competenties zijn van belang:

• Sterke organisatorische vaardigheden, plannen en organiseren
• Projectmatig werken
• Sterke schrijfvaardigheid
• Organisatie en omgevingsbewust
• Resultaatgericht
• Sociaal vaardig, goede antenne voor bestuurlijke verhoudingen en voor teamdynamiek
• Mondelinge communicatie en goed kunnen schrijven en presenteren
• Overtuigingskracht
• Informatie kunnen verzamelen en daarvan heldere rapportages maken voor de programmamanager
• Plannen

Het brutosalaris ligt tussen de € 5000,- en € 5500,- op basis van 36 uur.

Andere (secundaire) voorwaarden waar je aan kan denken:

• Thuiswerkvergoeding - reiskostenvergoeding (OV vergoeding & kilometervergoeding)
• Vakantiegeld 8,33% (jaarlijks uitbetaald in mei)
• 25 vakantiedagen op een fulltime werkweek (optie voor het kopen van verlofdagen)
• Pensioenopbouw
• Wij faciliteren een laptop/telefoon wanneer je bij ons in dienst treedt
• Gebruik maken van FiscFree® - kopen met belastingvoordeel
• Mogelijkheid voor een fietsplan/auto van de zaak
• Trainingen op maat/inhoudelijke bijeenkomsten
• Netwerk van PMO'ers die je verder kunnen helpen

Deze opdracht kan ook interim ingevuld worden! Het uurtarief is € 85,00 all-in, ex BTW.

Wij zijn buro C5 & PMO Lead (onderdeel van de C5 groep), het netwerk voor PMO & projectmanagementadvies. Gevestigd in het hartje van Utrecht. Met meer dan 15 jaar ervaring in ‘de projectenwereld’, kunnen wij als geen ander meedenken met zowel de kandidaat als met de opdrachtgever. De mensen op de juiste plek zetten, want bij de C5 groep draait het om mensen. Persoonlijke aandacht staat bij ons voorop. Je werkt aan complexe en uitdagende opdrachten bij (diverse) grote opdrachtgevers op verschillende niveaus. Wij hebben een duidelijke focus op de ontwikkeling van onze professionals. In dat kader faciliteren wij groepstrainingen, kennissessies, 24/7 toegang tot ons online platform en persoonlijke begeleiding. Dankzij onze marktkennis en uitgebreide netwerk begeleiden wij ook (startende) ZZP-ers naar interessante opdrachten.